Tietosuojaseloste

Laatimispäivämäärä: 11.2.2019

Henkilötietolain (523/1999) 10§:n sekä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.

1. Rekisterin nimi

Tampereen yliopiston Taekwon-Do ry:n jäsenrekisteri

2. Rekisterin ylläpitäjä

Tampereen yliopiston Taekwon-Do ry (TayTKD)
Heli Karjalainen
c/o Vainiokatu 6 B 79
33500 Tampere

3. Rekisteriasioista hoitava taho

Tampereen yliopiston Taekwon-Do ry:n hallitus

4. Oikeusperuste ja rekisterin käyttötarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on rekisteröidyn suostumus.

Käyttötarkoituksena on yhdistyslain 11 §:ssä tarkoitetun jäsenluettelon ylläpitäminen yhdistyksen jäsenistä. Lisäksi:
- jäsenasioiden hoitaminen kuten tiedottaminen, yhteydenpito, palkitseminen, kilpailutoiminta, jäsenmaksujen hallinta sekä kurinpidolliset toimet
- harrastustoiminna, tapahtumien sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksien järjestäminen
- toiminnan kehittäminen, tilastointi ja raportointi

TayTKD:n rekisteri koostuu jäseniksi ilmoittautuneista henkilöistä, jäsenmaksun maksaneista kannatusjäsenistä, sekä kunniajäsenistä

5. Rekisterin sisältämät tiedot

• Nimi
• Syntymäaika
• Kotipaikka
• Sähköpostiosoite
• Liittymispäivämäärä
• Jäsenyystyyppi
• Jäsenmaksun maksupäivämäärä
• Muut rekisteröidyn itsensä luovuttamat henkilötiedot

6. Säännönmukaiset tietolähteet

TayTKD vastaanottaa jäseniä koskevat tiedot suoraan jäseniltä itseltään yhdistyksen jäsenlomakkeen kautta. Jäsenmaksujen maksupäivämäärää koskevat tiedot saadaan yhdistyksen pankkitilin tilitapahtumista.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Tietoja luovutetaan vain hallituksen jäsenille.

Lähtökohtaisesti henkilötietoja ei luovuteta muille kolmansille osapuolille. Kuitenkin erilaiset ulkopuolisten tahojen järjestämät tapahtumat, joihin harrastajilla on mahdollisuus ilmoittautua, ovat tähän poikkeus. Tapahtumaan ilmoittautuessa käyttäjä hyväksyy sen, että ilmoittautumisessa tarvittavia tietoja voidaan luovuttaa tapahtuman järjestäjälle.

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle

Henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta eteenpäin, eikä niitä siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle. Henkilötietoja voidaan luovuttaa tarvitaessa tapahtumiin ilmoittautuessa.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisteriin kuuluvia tietoja säilytetään yhdistyslain määrämä ajanjakso, kun jäsen on ilmoittanut erostaan tai jäsen on erotettu.

Tietokoneelle tallennetut tiedot ovat salasanalla suojattu. Rekisteriin pääsyoikeus ja oikeus rekisterissä muuttaa, lisätä tai poistaa tietoja on vain määritellyillä henkilöillä heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa.

10. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua ja tietojen poistamista. Asiaa koskevat pyynnöt tulee toimittaa kirjallisesti tai sähköpostilla kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle.

11. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti (25.5.2018 lukien) oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.